5 tips voor efficiënt werkplekbeheer en stabiele ICT

Veertigplussers weten het nog goed. De werkplek was overzichtelijk: op kantoor had je één computer. Internet stond in de kinderschoenen en een mobiele telefoon? Die had je alleen om te bellen. De systeembeheerder had de hele ICT-infrastructuur veilig ingericht binnen de muren van de organisatie.

Tegenwoordig is de moderne werkplek online. De systeembeheerder van toen is een veelzijdige professional geworden.
Wat bekent dit voor het ICT-werkplekbeheer?

In dit blog krijgt u 5 heldere tips die u op weg helpen naar efficiënt werkplekbeheer en een stabiele ICT-infrastructuur.

Modern werkplekbeheer in het nieuwe werken

De moderne werkplek is een cloud dienst geworden; altijd en overal beschikbaar. Daarnaast is er de opkomst van IoT als verlengstuk van de werkplek: sensoren, camera’s, meetapparatuur en honderdduizenden andere slimme apparaten.

Alles en iedereen is door mobiele technologie en IT met elkaar verbonden. Werken in de cloud en dus een efficiënte werkplek is afhankelijk van technologie, software en hardware. IT moet de werkomgeving zo inrichten, onderhouden en upgraden dat medewerkers veilig, effectief en productief kunnen werken.

Saillant detail: tegenwoordig staat daarbij de gebruiker centraal; niet langer de systemen of techniek.

Efficiënt werkplekbeheer zorgt voor continuïteit

Efficiënt werkplekbeheer is dan ook de motor voor het succes van een organisatie. Het levert een positieve bijdrage aan:

Medewerker tevredenheid
Klanttevredenheid
Productiviteit
Continuïteit en groei

Hoe zit dat?

Bij een efficiënte werkplek hebben medewerkers inspraak in hun gebruikte apparaten en favoriete software. Dat verhoogt hun inzet en tevredenheid. Belangrijk nu goede medewerkers moeilijk te vinden zijn.
Tevreden medewerkers zorgen voor tevreden klanten. Dit komt door hun betrokkenheid en motivatie om klanten goed te helpen. Met een goed functionerende werkplek en ICT-infrastructuur spelen ze ook beter in op klantvragen.
Efficiënt werkplekbeheer is onmisbaar voor een hogere productiviteit en daarmee voor de continuïteit en groei van de organisatie. Problemen moeten snel worden opgelost, net zoals beveiligingsissues, veroudering en andere mogelijke kwetsbaarheden in het systeem.

Wilt u meer te weten komen over efficiënt werkplekbeheer?

IT uitbesteden of zelf doen: wat past bij mijn organisatie?

Een stabiele IT-infrastructuur is een must voor een efficiënte online werkplek. Maar die is tegenwoordig ingewikkeld en kwetsbaar; een flinke uitdaging in een dynamische markt. Organisaties moeten flexibel en wendbaar zijn.

De kwetsbaarheid van ICT is het duidelijkst als het gaat om veiligheid. Hacks, phishing, malware, datalekken en andere vormen van cybercrime, waar het mkb en de openbare sector extreem kwetsbaar voor zijn.

Een ICT-omgeving kent echter meer kwetsbare plekken. Vervanging van hardware en (verouderde) legacy software bijvoorbeeld, netwerkstabiliteit of applicaties voor online meetings of samenwerking.

Maar ook aan preventief serverbeheer, opslag en databases of snelle support in de vorm van een helpdesk of 24/7 technische support.

5 tips en een bonus voor efficiënt werkplekbeheer en een stabiele infrastructuur

De hamvraag voor u is: ga ik mijn ICT outsourcen of blijf ik het zelf doen? Dat is voor elke organisatie anders. Feit is wel dat organisaties zicht steeds meer richten op hun kerncompetenties. Sommige besteden een deel van hun ICT-beheer uit; andere alles.

Wat uw ICT-strategie ook is, alles draait om zekerheid, veiligheid en gemoedsrust. Denkt u aan outsourcing? Overweeg dan in ieder geval deze vijf tips voor efficiënt werkplekbeheer:

Tip 1: Kennis, ervaring en expertise

Kennis en ervaring met werkplekbeheer is essentieel. Een ICT-beheerder biedt de juiste tools en systemen om veilig in de cloud te werken. Daarnaast hebben zij de flexibiliteit en schaalbaarheid om snel te handelen als de uw organisatie verandert. En wat denkt u van een meekijkend oog en objectief advies?

Tip 2: Technische ondersteuning

Bij IT beheer is het niet de vraag of een systeem vastloopt, maar wanneer. Proactieve monitoring en acties voorkomen al veel ellende voordat incidenten zich voordoen.

Ontstaan er toch problemen of zijn er vragen over het beheer van uw digitale werkplekken? Dan zijn 24/7 support en een kundige helpdesk ideaal. Zeker in een organisatie met continudiensten, zoals in de zorg of food.

Tip 3: Veiligheid en stabiliteit

Veiligheid is essentieel voor continuïteit. Vraag naar de systemen, tools, procedures, certificeringen die een toekomstige leverancier heeft.

Hoe zijn netwerken, systemen, devices, data en gebruikers beveiligd? Is er een strategie voor back-ups? En misschien nog belangrijker: hoe snel bent u weer in de lucht, als het toch misgaat?

Tip 4: Kosten

Uiteraard moet de prijs van een cloud werkplek passen binnen het budget van de organisatie. Maar ook: alle waar is naar zijn geld. Kijk daarom naar de kwaliteit van de diensten die u krijgt aangeboden in verhouding tot de prijs, zodat u de beste prijs/kwaliteitsverhouding kiest.

Tip 5: Reputatie en referenties

Een ICT-partner komt in het hart van uw organisatie. Een externe partij moet qua cultuur en reputatie bij u passen. Zijn dat consultants in driedelig grijs of aanpakkers met opgestroopte mouwen?

Lees referenties of vraag erom. Dit geeft inzicht in de kwaliteit van de diensten en de tevredenheid van hun klanten.

Bonustip: Meer dan werkplekbeheer

Een moderne werkplek kan niet zonder een stabiele infrastructuur. Misschien wilt u op dit moment alleen het werkplekbeheer uitbesteden. Maar hoe is dat over een paar jaar?

Het verdient aanbeveling om nu al verder te kijken. Wat kan IT-outsourcing verder voor u betekenen? Denk aan cloud-oplossingen in een publieke cloud of hybride cloud, netwerkbeheer, dataopslag en -beheer, IoT, camerasystemen, VoIP-telefonie.